Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Dienstleistungen24 Inh. Jim Eichholz, [PLATZHALTER Anschrift], E-Mail: support@safedoc.de. Vollständige Angaben im Impressum.

Datenschutzbeauftragter: [PLATZHALTER Name und Kontakt – oder Hinweis, dass keine Pflicht zur Benennung besteht]

2. Rollen

Für dein Konto, deine Vertrags- und Abrechnungsdaten sind wir Verantwortlicher. Legen Geschäftskunden Dateien mit personenbezogenen Daten Dritter ab, verarbeiten wir diese Dateien als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Das gilt auch für Selbstständige im Einzelkonto: Den Vertrag gibt es in jedem bezahlten Tarif (Einstellungen → Verträge), für Berufsgeheimnisträger zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 203 StGB. Der kostenlose Tarif ist für die private Nutzung gedacht.

Welche Dienstleister uns dabei als Unterauftragsverarbeiter helfen, steht mit Stand und Änderungsverlauf auf der Seite Unterauftragsverarbeiter.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Einstellungen, Zwei-Faktor-Angaben.
• Inhalte: die Dateien und Ordner, die du hochlädst, samt Namen, Größe und Zeitpunkten.
• Freigaben: erstellte Links, ihre Einstellungen und Abrufzeitpunkte.
• Vertrags- und Zahlungsdaten: Tarif, Rechnungen, Zahlungsstatus. Kartendaten verarbeitet der Zahlungsanbieter, nicht wir.
• Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser-Angaben in Server-Protokollen. [PLATZHALTER Speicherdauer der IP-Adressen]

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Dienstes und Vertragsabwicklung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Aufbewahrung von Rechnungen nach Steuer- und Handelsrecht – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Sicherheit des Dienstes, Missbrauchsabwehr – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• [PLATZHALTER weitere Zwecke, z. B. Statistik – nur falls eingesetzt, mit Rechtsgrundlage]

5. Wo deine Daten gespeichert werden

Dateien und Datenbank liegen in Rechenzentren in Deutschland. Die Sicherungen sind ebenfalls für Deutschland vorgesehen; sie werden gerade aufgebaut. Für Zahlung, E-Mail-Versand und die optionale Anmeldung mit Google oder Apple setzen wir externe Anbieter ein (siehe Abschnitt 6). Dabei kann es zu Übermittlungen in Drittländer kommen.

5a. Keine KI auf deinen Dateien

Wir verwenden die Inhalte deiner Dateien nicht zum Training von KI-Modellen und geben sie nicht an Anbieter von KI-Diensten weiter. Suche und Vorschaubilder laufen auf unseren eigenen Systemen bzw. bei den Unterauftragsverarbeitern aus Abschnitt 6, ohne KI-Dienste Dritter. Ändern würden wir das nur mit Ankündigung mindestens 30 Tage vorher und nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung. Einzelheiten stehen in § 2a der AGB.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Übermittlungen in Drittländer: [PLATZHALTER Grundlage je Empfänger, z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln]

7. Cookies und Endgerätezugriff

Im Kundenbereich setzen wir nur Cookies ein, die für den Dienst unbedingt erforderlich sind, etwa für die Anmeldung und den Schutz vor gefälschten Anfragen. Dort gibt es kein Tracking. Deine Entscheidung zum Banner speichern wir im notwendigen Cookie safedoc_einwilligung für 6 Monate.

Microsoft Clarity – nur mit deiner Einwilligung

Auf unseren öffentlichen Website-Seiten nutzen wir Microsoft Clarity, aber nur, wenn du im Banner „Zustimmen“ wählst. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Zweck: Wir möchten verstehen, wie Besucher die Website nutzen (Klicks, Scrollen, Mausbewegungen, Gerät und Browser, ungefährer Ort aus der IP-Adresse), um sie zu verbessern. Texte und Eingaben auf der Seite werden vor der Übertragung verdeckt.

Clarity läuft nie im Kundenbereich, nie bei deinen Dateien, nie auf Freigabe-Links, nie bei Anmeldung und Registrierung, nie auf unseren Werkzeug-Seiten und nie bei Kündigung oder Widerruf. Clarity setzt die Cookies _clck (bis zu 1 Jahr) und _clsk (1 Tag).

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Microsoft kann Daten in die USA übermitteln; Microsoft nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023, Art. 45 DSGVO). Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Klick unten auf jeder Seite auf „Cookie-Einstellungen“ und wähle „Ablehnen“. Dann laden wir Clarity nicht mehr und löschen die Clarity-Cookies. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

8. Speicherdauer und Löschung

Gelöschte Dateien liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach entfernt. Nach dem Ende deines Vertrags kannst du deine Dateien noch [PLATZHALTER Exportfrist] herunterladen; danach löschen wir sie. Rechnungen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf. [PLATZHALTER Fristen für Sicherungen und Protokolle]

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei [PLATZHALTER zuständige Aufsichtsbehörde]. Schreib uns dafür an support@safedoc.de mit dem Betreff „Datenschutz“.